Що краще для розкладу репетитора?

До 3–5 учнів — Google Календар + письмова політика скасування. Далі — CRM з регулярними уроками, прив’язаними до картки учня та обліку оплат.

Чи достатньо Calendly?

Для пробних і разових уроків — так. Для щотижневої практики, пакетів годин і відпрацювань — ні: немає історії уроків і боргу.

Календар чи таблиця?

Календар тримає час. Таблиця — хто заплатив і кому винні відпрацювання. Лише один з двох дає сліпі зони; обидва без звички синхронізувати — подвійні бронювання.

Коли переходити на CRM для розкладу?

Коли підтвердження часу в чаті займає більше часу, ніж саме викладання, або коли відпрацювання й неоплачені уроки живуть у різних нотатках. Зазвичай це 5–10 постійних учнів.

Як уникнути накладок?

Один головний календар, фіксовані щотижневі слоти й винятки (хвороба, свято) без видалення всієї серії.

Інструменти розкладу репетитора: Calendly, календар чи CRM

Батькам не потрібне красивіше посилання для запису. Їм потрібно знати, що середа о 17:00 все ще відбудеться.

Коротко: Надійний розклад репетитора — це повторювані слоти + винятки, а не щотижневі домовленості в чаті. Google Календар тягне малу практику; Calendly — пробні; CRM виграє, коли уроки, оплати й відпрацювання мають жити в одному записі.

Що реально потрібно від інструмента розкладу

П’ять речей, не п’ятдесят фіч:

Фіксовані щотижневі слоти, які повторюються, доки ви їх не зупините
Винятки (хвороба, свято, відпрацювання) без знищення серії
Одне джерело правди, щоб WhatsApp не став календарем
Контекст оплати — чи цей урок входить у пакет
Видимість наступного уроку для батьків без вічного пересилання інвайтів

Якщо інструмент закриває лише пункт 1 — ви все одно добудуєте решту в чаті.

Три (насправді чотири) підходи

Підхід	Найкраще для	Ламається, коли
Лише Google Календар	1–5 учнів	Відпрацювання й оплати роз’їжджаються
Календар + таблиця	3–8 учнів без нових апів	Два джерела правди розсинхронізуються
Calendly / лінк запису	Пробні, разові	Немає історії уроків і боргу
Tutor CRM	5+ постійних	Немає політики скасування — суперечки лишаються

Глибше: гайд з розкладу · розклад занять · tutoring scheduling software (EN)

Google Календар — коли вистачає

Працює: кілька стабільних щотижневих учнів, ви пам’ятаєте оплату, батьки вже в Google/Apple календарі.

Сила: нульовий поріг входу.

Ламається, коли:

відпрацювання обіцяне в чаті, але не заблоковане в календарі;
батьки питають «на який час наступного тижня?» — і ви скролите WhatsApp;
неоплачені й проведені уроки живуть у різних місцях.

Додайте коротку політику скасування до першої суперечки, не після.

Таблиця — тихий середній варіант

Багато хто тримає календар для часу + Sheets для грошей. Це раціонально.

Працює: оновлюєте обидва того ж дня щотижня.

Ламається: перенесли в календарі й забули рядок оплати — або навпаки.

Якщо таблиця вже «другий мозок», перш ніж додавати третій інструмент: Notion vs CRM · OBRI vs Google Sheets.

Чи вистачає Calendly репетитору?

Так для: пробних уроків, знайомств, разових сесій з оплатою при записі.

Ні для: річних щотижневих слотів, пакетів годин, кредитів на відпрацювання й «щочетверга о тій самій годині, крім тижня іспитів».

Calendly оптимізує сторінку доступності. Репетиторство оптимізує відносини, що повторюються. Це різні задачі.

Типовий стек: Calendly + Sheets + WhatsApp. Нормально на чотирьох учнях. Боляче на дванадцяти.

Що змінює tutor CRM

CRM (як OBRI) тримає урок на картці учня: розклад, історія, ДЗ і статус оплати разом.

Це важливо, коли:

ставите учня на паузу під іспити, не видаляючи слот назавжди;
відпрацювання має з’їсти кредит, а не «безкоштовну годину з повітря»;
батькам потрібен портал, а не ще один ланцюжок інвайтів.

Це не замінює політику. Софт без правил лише швидше плодить суперечки.

Порівняння: OBRI vs TutorBird · vs Google Sheets

Чекліст перед вибором

Позначте для кожного інструмента:

Регулярні щотижневі слоти на учня
Виняток / пропуск без знищення серії
Синхронізація з Google Календарем
Облік кредитів на відпрацювання
Зв’язок з оплатою / пакетом
Видимість наступного уроку для батьків/учня
Нотатки / ДЗ поруч з уроком

Якщо стоїть лише перший пункт — у вас досі календар, а не розклад репетитора.

Чесний вибір за етапом

Етап	Вибір	Чому
1–4 учні	Google Календар + шаблон скасування	Найменше тертя
Пробні	Calendly (або аналог)	Лінк запису тут доречний
Ріст (5+)	Tutor CRM (безкоштовний план OBRI або інший CRM)	Регулярні уроки + оплати в одному місці
Агенція / кілька викладачів	Multi-tutor CRM	Solo-інструменти впираються в колаборацію

До 5 учнів: не купуйте софт «для статусу». Спочатку політика.

На рості: міняйте, коли чат-підтвердження з’їдають більше часу, ніж буфери між уроками.

Як перейти без хаосу

Заморозьте найближчі два тижні в старому календарі.
Спочатку перенесіть стабільних щотижневих як recurring.
Разові пробні лишіть на Calendly/вручну, доки не конвертуються.
Скажіть батькам, де новий розклад, до видалення старого лінка.
Тиждень ведіть паралельно — потім приберіть подвійне введення.

Ще по темі

Саме тому в OBRI регулярні уроки прив’язані до учнів — а не ще одна сторінка «записатися на слот».

OBRI — регулярний розклад, безкоштовно до 3 учнів →